Empresas de todos os portes quando recebem uma auditoria externa de software, precisam comprovar que tais softwares utilizados na empresa são legais ou estão devidamente licenciados para uso da empresa.
Atualmente temos uma série de tipos de licenças (OEM, Open, OVS e outra) que podem confundir e criar um problema imediato ou futuro para as empresa.

Mas como comprovar a legalidade de softwares da empresa?
Vou citar alguns itens que causam duvidas em empresários e setores de TI em como comprovar a legalidade de softwares:

CD ou DVD.
Não comprova a legalidade de um software. No caso de mídias de instalação como CD, DVD, USB e afins, não comprovam a propriedade de licença de uso de um software.
Uma mídia desta poder ser adquirida de formas diversas e não vai provar que este software é legal ou que você possui a propriedade do licenciamento de uso deste software. Somente pode-se comprovar a legalidade de softwares com a NF que contem a descrição da mídia ou do software em questão. A nota fiscal precisa ter uma referência na descrição da NF sobre este software ou sobre a licença de uso.
O Backup ou cópia de segurança da mídia original, somente pode ser feito uma única vez ou seja pode ter somente uma cópia junto da mídia original. Ter muitas copias do software, mesmo que da copia do original, da segunda copia em diante, é ilegal.

Nota Fiscal.
Sim comprova a legalidade de um software. Uma nota fiscal com as descrições do software e se possível de detalhes de registro ou seriais comprovam a legalidade de um software. A nota fiscal precisa ficar junto do kit de instalação relacionada ao software ou ao hardware do software em questão. Quando se compra um computador, a nota fiscal precisa discriminar no corpo da NF quais softwares estão sendo adquiridos com este computador.
Se o vendedor por exemplo falar que o sistema operacional deste computador novo é legal e já vem instalado e não estiver na nota fiscal discriminado o hardware e o software do computador, você não conseguirá provar que este software é legal.
Nota fiscal de software com nome ou CNPJ diferentes dos da sua empresa, precisam de um documento complementar de transferência de propriedade para comprovar que você é o dono e pode usar este software relacionado a licença de uso em questão. Se não tiver um documento de transferência ou de vvínculo entre as empresas ou entre os CNPJ, esta nf não é válida pois, esta nf esta em nome e CNPJ de outra empresa que não tem nada a ver com a sua empresa.

Código de ativação.
Não comprova a legalidade de um software. Um (etiqueta ou impresso) código de ativação para ter efeito legal de comprovação de um software precisará de uma nota fiscal conjunta a este código de ativação.
Ter somente o código de ativação não comprova a legalidade do software. Alguém pode adquirir de qualquer forma estes código e não prova que ele é seu.

Licenciamento on line.
Licenciamento on line é um pouco mais complexo pois no caso do licenciamento mensal pode ser ilegal a partir do mês que você não pagar.
Ter um licenciamento on line nos portais dos fornecedores de softwares podem colaborar para que você tenha o controle de seus softwares. Geralmente em auditorias de legalidade de software, os auditores podem ter acesso as licenças on line. O auditor externo tendo estas licenças, vai perguntar para você se tem e quantas licenças possui. Cabe ao pessoal de TI ter o controle destas informações para passar para o auditor que simplesmente vai validar se batem com as informações on line. Batendo as informações, parabéns. Se não bater as informações, demonstra que a TI da empresa não possui controle das licenças e isto pode levar a auditoria para o próximo nível de exigência.
Algumas licenças on line (VLSC – Volume Licensing Service Center) não precisam apresentar muita documentação pois tais licenciamentos ficam em portais na internet acessado pelo admin destas licenças. Mesmo neste caso é bom ter a NF da revenda, distribuidora ou detentora do software.
Esta modalidade opcionalmente dispensa copia de backup local do software pois, quando necessário pode fazer download do software novamente com a versão atualizada.

Software versões empresais e pessoais.
Existem alguns softwares que possuem versões com o termo Home, Business, Estudante, Profissional e assim vai.
Caso uma empresa compre um computador para qualquer uso da empresa, dentro ou fora empresa, para serviços ou tarefas da empresa, contendo uma versão Home, o software não é legal pois caracteriza-se como mau uso de software e dependendo do caso (analisado como um todo) pode ser caracterizado pirata ou sem licenciamento. Um software que possui a característica Home ou estudante não pode ser utilizado por uma empresa. Empresas usam versões com descrições parecidas com Business, Profissional e etc. Se informe bem, antes de comprar um software para sua empresa.
Donos de empresas, passam em um hipermercado e compram um notebook barato com um software versão Home. Caso tenha uma auditoria externa, este software será caracterizado como não conforme e a empresa poderá responder judicialmente ou arcar com pagamentos de multas. Versão Home não pode ser usado para fim Comerciais ou empresariais. Qualquer semelhança, é mera coincidência 🙂
Antes de comprar um equipamento para a empresa, é importante envolver a TI para certificar que esta tudo legal.

Software de auditoria interna.
Toda empresa precisa ter um software de auditoria de softwares instalados no servidor ou nos computadores e mantê-lo sempre atualizado. Quando um auditoria externa aparece, a TI da empresa não tem muito tempo para prova e mandar as evidencias de aquisição legal dos softwares em questão. Quando auditado e comprovando que não existe um controle de licenças com softwares instalados da empresa, isto custará um ponto negativo na auditoria, evidenciando a falta de controle levando a auditoria para o próximo nível. Na internet existem softwares que atendem empresas de diversos portes por um custo inexistente ou acessível.

Não tenho mais a NF
A sugestão, é ligar para os fornecedores de softwares que você ou a TI tem conhecimento de que venderam algum software para sua empresa e solicitar a partir do seu CNPJ a lista de softwares e hardwares que comprou com eles. Tais fornecedores podem te ajudar com uma copia da NF.
Converse com seu contador se ele pode te ajudar.
Consulte seu arquivo morto ou documentos antigos.
Pode ser que encontre as notas fiscais com outros setores.

O perfeito será:
NF + mídia + caixa + código ativação online ou física + quantidade de licenças da NF + documento de transferências + relatório de software instalado – softwares instalados = Software legal. Este é o kit perfeito.
Total de software instalados tem que ser menor ou igual, a quantidade de software licenciado e comprovado.

O mínimo necessário será:
NF + Código de ativação / licença + qualquer documento vinculado.

Então: Como comprovar a legalidade de Softwares

Para se comprovar a legalidade de softwares, precisará no mínimo da NF referenciando ao software em questão.
Precisará de comprovação de compra dos códigos de ativação e licenciamento.
Se não tiver uma NF comprovando o software ou a licença em questão, será muito difícil comprovar a legalidade de softwares.
Tenha uma lista impressa de seus softwares e licenças dos portais de licenciamento online.
Seja pessoa física ou pessoa jurídica, quando for comprar um software ou um equipamento com software, certifique-se que na nf vem a discriminação do software e do hardware.

– Tenha nota fiscal de tudo
– Numero de licença ou ativação seja impressa ou on line
– Tenha um software de auditoria automatizada da rede onde contabiliza os softwares instalados.
– Tenha controle dos equipamentos e seus softwares para fácil rastreio
– Tenha na rotina ou procedimentos de TI a validação destes itens de tempos em tempos comparando o instalado com o licenciamento.
– Se possível, crie um kit de instalação de cada estação de trabalho.
Para pequenas e médias empresa este kit servirá para quando formatar a maquina, possa ter neste kit, desta maquina, todos os softwares e licenças a serem instaladas. Se um usuário pedir algo que não tenha no kit montado pela TI, fica fácil de ver que não possui licença. Grandes parques de maquinas software de auditoria de instalações dos computadores é imprescindível.
– Contrate uma empresa para prestar consultoria ou assessoria em sua empresa. Desta forma sua empresa aproveita do conhecimento e experiência da consultoria. Ter uma empresa fazendo este serviço agiliza o processo.

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