Deve trocar quando a equipe de analise (geralmente de TI), possuir conteúdos evidentes para indicar qual solução usar entre Access ou Excel.

As descrições abaixo são consideradas quando o Access é um sistema a ser implantado, com rotinas ou regras de negócios e o Excel possui planilhas e macros. Veja alguns itens similares ou particulares das soluções:

Excel Access
Cálculos em planilhas e pode fazer uma lógica sistêmica de processos em matriz. O Access pode fazer em multi tarefa, em rede, com telas especificas ou compartilhadas, dados exclusivos ou gerais, gráficos, cálculos e o usuário visualiza ou opera dados conforme definido pelo administrador do sistema. Usuário usa só o que for definido e não vê tudo.
O Excel vincula, importa e exporta. O Access importa e exporta além de vincular dados onde os usuários de dentro ou de fora alteram os dados em qualquer das pontas e o Access recebe a alteração ou envia alteração unificando as digitações e evitando duplicidade de dados ou retrabalhos.
  O tratamento do Access com os dados é mais exato e mais completo conforme definição do admin.
  O Access cria um sistema e ninguém mais consegue alterar os dados a menos que seja definido no sistema e a estrutura não é alterada a menos que permitida ou feita pelo administrador do Access.
  No Access não ocorre redigitação, duplicação de dados imprevistos, retrabalho devido o compartilhamento de informações ou relacionamento de tabelas (dados).
O Excel é lento para recalcular grandes conteúdos. OBS: Em computadores desatualizado aconselho a trocar de computador pois tudo será mais lento. Neste caso o Excel não tem culpa. Depende da complexidade da planilha e dos componentes do equipamento. O tempo de processamento de dados o Access é bom. OBS: Em computadores desatualizado aconselho a trocar de computador pois tudo será mais lento. O Access não tem culpa. Os processamentos de dados e cálculos terão um desempenho melhor.
 Possui validações de entradas de dados pouco usados pelos criadores de planilhas. A inserção de dados é perfeita em formulário pré definidos e nos devidos campos pois pode-se criticar e bloquear erros operacionais no Access com informações predefinidas para o operador. Validações de dados mais exatas e complexas.
Se trocar o operador, o novo operador geralmente não usar mais a planilha ou criar uma nova planilha. Um novo operador não terá dificuldades e não criará um novo Access pois utilizará a rotina existente do Access
Quer calcular dados… use Excel Quer guardar informações acumuladas, em grande quantidade, em um só lugar, manipulá-las de forma predefinida e relacionada em tela ou em relatório… Use o Access
Se o Excel atende as suas necessidades não tem porque ir para o Access  
  Com o relacionamento existe a exatidão e exclusividade dos dados. Relacionamento 1-1 e 1-Vários
Repetição de dados entre planilhas Conecta em varias fontes de dados e editam dados diretamente se definido, opcionalmente.
  Padronização de telas e relatórios
Visualiza a planilha inteira ou algo a mais. Tela com informações necessárias somente para a operação.
Tabelas e gráficos dinâmicos com facilidade e agilidade. Precisa de uma Lógica para tabular.
  Envia .PDF .XLSX por e-mail manual ou automático por e-mail. Mala direta, e-mail marketing e etc.
  Trabalha com grande volume de dados multi usuários em rede
Excelentes Opções de Gráficos e propriedades Possui as propriedades necessárias mas o Excel possui muito mais propriedades e opções de gráficos simples e complexos.
  Unificação de dados de vários bancos de dados e/ou arquivos.
  Operações de rede atualizando dados em tempo real entre telas (usuários/setores).
  Evoluir acrescentando dados complementares e sistêmicos incluindo setores mais processos mais dados virando um controle ou sistema corporativo.
  Serve para ser um banco de dados ou repositório de dados de web sites.
  Vários dados e períodos em um arquivo ou vários conforme necessidade predefinida
  Backup de um arquivo só acumulado.
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