Deve trocar quando a equipe de analise (geralmente de TI), possuir conteúdos evidentes para indicar qual solução usar entre Access ou Excel.
As descrições abaixo são consideradas quando o Access é um sistema a ser implantado, com rotinas ou regras de negócios e o Excel possui planilhas e macros. Veja alguns itens similares ou particulares das soluções:
| Excel | Access |
| Cálculos em planilhas e pode fazer uma lógica sistêmica de processos em matriz. | O Access pode fazer em multi tarefa, em rede, com telas especificas ou compartilhadas, dados exclusivos ou gerais, gráficos, cálculos e o usuário visualiza ou opera dados conforme definido pelo administrador do sistema. Usuário usa só o que for definido e não vê tudo. |
| O Excel vincula, importa e exporta. | O Access importa e exporta além de vincular dados onde os usuários de dentro ou de fora alteram os dados em qualquer das pontas e o Access recebe a alteração ou envia alteração unificando as digitações e evitando duplicidade de dados ou retrabalhos. |
| O tratamento do Access com os dados é mais exato e mais completo conforme definição do admin. | |
| O Access cria um sistema e ninguém mais consegue alterar os dados a menos que seja definido no sistema e a estrutura não é alterada a menos que permitida ou feita pelo administrador do Access. | |
| No Access não ocorre redigitação, duplicação de dados imprevistos, retrabalho devido o compartilhamento de informações ou relacionamento de tabelas (dados). | |
| O Excel é lento para recalcular grandes conteúdos. OBS: Em computadores desatualizado aconselho a trocar de computador pois tudo será mais lento. Neste caso o Excel não tem culpa. Depende da complexidade da planilha e dos componentes do equipamento. | O tempo de processamento de dados o Access é bom. OBS: Em computadores desatualizado aconselho a trocar de computador pois tudo será mais lento. O Access não tem culpa. Os processamentos de dados e cálculos terão um desempenho melhor. |
| Possui validações de entradas de dados pouco usados pelos criadores de planilhas. | A inserção de dados é perfeita em formulário pré definidos e nos devidos campos pois pode-se criticar e bloquear erros operacionais no Access com informações predefinidas para o operador. Validações de dados mais exatas e complexas. |
| Se trocar o operador, o novo operador geralmente não usar mais a planilha ou criar uma nova planilha. | Um novo operador não terá dificuldades e não criará um novo Access pois utilizará a rotina existente do Access |
| Quer calcular dados… use Excel | Quer guardar informações acumuladas, em grande quantidade, em um só lugar, manipulá-las de forma predefinida e relacionada em tela ou em relatório… Use o Access |
| Se o Excel atende as suas necessidades não tem porque ir para o Access | |
| Com o relacionamento existe a exatidão e exclusividade dos dados. Relacionamento 1-1 e 1-Vários | |
| Repetição de dados entre planilhas | Conecta em varias fontes de dados e editam dados diretamente se definido, opcionalmente. |
| Padronização de telas e relatórios | |
| Visualiza a planilha inteira ou algo a mais. | Tela com informações necessárias somente para a operação. |
| Tabelas e gráficos dinâmicos com facilidade e agilidade. | Precisa de uma Lógica para tabular. |
| Envia .PDF .XLSX por e-mail manual ou automático por e-mail. Mala direta, e-mail marketing e etc. | |
| Trabalha com grande volume de dados multi usuários em rede | |
| Excelentes Opções de Gráficos e propriedades | Possui as propriedades necessárias mas o Excel possui muito mais propriedades e opções de gráficos simples e complexos. |
| Unificação de dados de vários bancos de dados e/ou arquivos. | |
| Operações de rede atualizando dados em tempo real entre telas (usuários/setores). | |
| Evoluir acrescentando dados complementares e sistêmicos incluindo setores mais processos mais dados virando um controle ou sistema corporativo. | |
| Serve para ser um banco de dados ou repositório de dados de web sites. | |
| Vários dados e períodos em um arquivo ou vários conforme necessidade predefinida | |
| Backup de um arquivo só acumulado. |
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